在團體中有效溝通的方法

2022年1月2日

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我們對於在團隊中會遇到問題,我們該用什麼心態來面對,才能在溝通中求得共好呢?

這裡我會把他定位成「組織溝通」,並且以組織類型分類分享。

何謂組織溝通?

我們在討論組織溝通時,通常是指在3人(含)以上的團隊,為了共同的目標,以溝通方式協調出作法並達成目的。

在組織溝通裡,最常遇上的情境是工作。工作上通常是需要大家互相協作才能完成的。

再來就是自發性的合作主要是社團、非營利組織事業慈善機構等等等。

以下我會聊到組織溝通時需要注意的3個重點,並且點出相關重點會遇到的問題。

組織溝通的3個重點

第一,團隊共識

團隊共識,主要是上層會有希望達到的效果,擬定相關的計畫後,請執行端進行。

如果執行端不知道這些事情會帶來的最終效果時,對他們來說只會變成任務,會做的很不帶勁。

把共識說清楚,講明白,是上層的責任。

說清楚是讓你的團隊知道,這些任務會之後會達到一個目的,而這個目的是我們共同都希望的。

不過,光是把共識說清楚講明白,就已經是一項艱鉅的挑戰。

我在職場上最常碰到的,光是「共識」的定義就已經紛擾不斷。

主要是因為每個人去上班的目標不同,目標不同時採行的策略就會有落差。

例如有的人上班是想要升官,他的工作策略就會是很積極、求表現。但如果他只是要來領個薪水,那他的工作態度一定相對消極。

個人工作任務本身的不同,也會讓達成目標這件事,變成一場資金分配、工作責任歸屬、工作負擔程度的角力抗爭。

共識大概在比較小的公司,或者自發性社團會是比較容易的。

尤其社團因為大家是自願加入,所以整體共識會比較高。

第二、組織分工

分工、職責不清楚時,執行者會混淆,不知道該由誰來做,也不知道自己需要做到什麽樣的程度,會出現重工、分配不均甚至三不管地帶等現象。

只有上對下的單向溝通是不夠的,更會需要平行單位或同事間的交互的雙向溝通。

建議上層依組員特質、專長、以及組員的需求(他可能有想學的東西),分派工作。

釐定方向、充分授權、並且相信你的組員。

在這上面的陳述中,著重於兩點:

  1. 分工
  2. 充分授權

分工

分工在大公司是正常的,因為工作內容繁雜且量大,不過也因為這樣,責任推讓的鬥爭也是不遑多讓。

最簡單的例子,生產線上包裝的工人,一個鎖螺絲,一個上發條,今天這個產品如果出問題,到底是螺絲沒鎖緊,還是發條沒上緊?這裡就可以吵成一團了。

至於小企業或社團,反倒因為人少或者社團性質,分工不明確互相支援,是常有的事。

這種以人的交情來做事的,華人不遑多讓。

協助是沒啥關係,但是常常都淪於責任歸屬不清,協助者反客為主,或者被協助者甩鍋,都是有可能發生。

充分授權

充分授權就更為令人擔憂,原因是常常有長官會覺得部下能力不足,或者部下的方案他不滿意,插手干涉、搶回去自己做,都有可能發生。

這個其實都會回到一個原點:

你夠認識你自己嗎?你夠認識你的組員嗎?

一個自主性很高的組員,遇上凡事都要干涉的長官,兩個人只會吵到不可開交。

如果比較被動的組員,遇上凡事尊重屬下的主管,這個單位的績效,大概也會出不來。

你是只要達到目標就好、還是你有特定要使用的方法?

你要使用的方法是因為比較有效、還是只是你個人的習慣?

你的習慣適合你的組員嗎?組員的方法如果更好你可以接受嗎?組員做事時遇到衝突你會想要馬上插手嗎?

如果夠了解自己,一開始找組員就會設定目標:

我要找什麼樣的人來?我要把這個人放在哪裡?

沒有不適任的組員,只有不適任的長官。

好的長官,會知道該讓什麼類型的人進來、該把他放在哪裡,該怎麼派任工作給他。

跨會協作

要有共同的使命與充分的尊重,才有協作。

重點在於提出呼求的時候,釋放善意,創造共好。

這裡我還是要分做兩塊。

第一個是企業面,企業中需要跨部會合作的情況非常常見。

拿我自己所處的金融業舉例,隸屬賺錢單位的營運部門、配合執行部門建置系統的資訊部門、和著重風險控管的風控部門。

為了讓銀行在營業上能夠賺錢,留存正確資料,但又能夠避免重大風險的產生,這三個部門的跨部會合作很頻繁,這類型的專案也很多。

不過在共同的使命上,就已需要花很多時間調整。

資訊部門總是希望各單位開發的需求越少越好,除了鑑於人力吃緊外,資訊硬體能否支援、減少資源耗損是資訊部門的目標,

對風控部門來說,合法且有效益的控制執行部門不違法,永遠是第一要務,勢必希望在系統上能設有更多的監控關鍵點、更多的客戶資料能夠被輸入、在系統上開發更多的提示訊息等等。

營運部門部分,則會希望增加營業單位達成業績的因子,減輕營業單位負擔,降低各種因系統執行上而耗損的工時成本。

從這裡可以看出來,他們的任務是南轅北轍,因此,釋出善意就會變得很重要。如果不尊重彼此的專業跟任務,可能導致其中一方不肯妥協,意氣用事,讓專案無法完成。

如果是社團、非營利組織時,共同使命相對下會是一致的,但善意還是蠻重要的。

因為成員是自願來幫忙的,如果沒有善意,人家也沒必要來這裡受氣。

結論:同理心是溝通的關鍵

我們在組織中,雖然是處理事情,但永遠都是人的問題最多。

也因為這樣,中間人角色(PM、經紀人、仲介)也越來越多,這或許是越來越龐大的社會組織中,不可或缺的一人。

但我看來,組織溝通中最重要的核心,其實是同理心。

有同理心的人,能夠全盤看到對方的訴求,能夠理解對方的任務與難處,並從中想到創造共好的方法。

如果你不把別人當人看,別人也不會把你當人看的,對吧?

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