靠別人真好 向同事求助的方法

2022年4月17日

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工作上大家都很忙,有時候甚至分身乏術,做自己的事就已經力不從心,但如果有些東西真的必須拜託同事幫忙,到底可以怎麼做?

內向者 玻璃心的良藥

我的個性光譜其實偏向內向的一端,蠻多時候,若遇困難的時候,我會優先自己處理,對我來說,學習新事物所需付出的心力,與溝通要付出的情緒勞動,我寧願自己來。

請求別人幫忙,就得看對方,如果被拒絕的話,我玻璃心就會碎光,必須花很多時間修復我自己,對我來說是非常傷身的事。

話雖如此,職場上的事情就是無法什麼都自己來,也因此我特此整理出了我自己的一些心法,特別適合天性內向,很怕被拒絕,玻璃心容易碎一地的人使用,能夠幫助自己,也能夠達成自己的需求。

請同事幫忙的訣竅

1.先墊墊自己有幾斤兩

人際關係的維繫,是一種「資源交換」,畢竟人團體生活,主要目的就是因為透過彼此的幫助,增加生存機率。

古人,可能是我用我手上的豬肉,換你家種的蔬菜,這是「以物易物」,但隨著社會演變,我們可以拿來交換的東西,慢慢的變化了。

例如,一個人找你聊天,而你也願意花時間陪他,你們交換的就是彼此的「時間」。

如果你們聊天中可以互相取暖,那你們交換的就是彼此的「關心」。

如果你問一個人問題,你可以回答他,讓他有收穫,那就是交換「知識」

這一開始都是非常隨機的,我們會從中獲得經驗,知道這個人的個性、喜好、擁有什麼能力、需要的東西是什麼。

如果我們之間互動得宜,那麼我們就會傾向找特定的人互相交換。

久了之後,我們之間的關係,就可能變成「朋友關係」、「商業合作關係」、「買賣關係」等等。

我們人都有親疏遠近,越近的人,我們傾向越容易提供東西給對方。

所以回到這裡,拜託人家幫忙之前,心態上你得先想想,想想你可以提供對方什麼,以及你曾經提供給對方什麼。

如果曾經跟對方互動過,甚至曾經幫過對方,那麼你成功的機率就會變高。

如果你從來都沒有與對方互動過,他會變的非常困難。

第一,我跟你又沒交情,

第二,你的事乾我什麼事,所以我們就無法獲得這樣的交換,

但職場上有一個不同點,那就是你在做的事,就是在為公司做事,而他也是在為公司做事。

說到底,職場就等同於一個小生態系,所以你的角色跟另外一個同事之間,也不是毫無瓜葛。

有時甚至你認識某個重要的長官,光這個連結,可以減少對方「幹我屁事」的感受。

2.問對問題

現在我們來看怎麼問問題。

其實你希望人家幫忙,但是到底要人家幫到你什麼程度,有想過箇中差異嗎?

舉例來說,假設你現在口渴,你在一個人生地不熟的地方,剛好看到一個陌生人走過來,而你決定開口請他幫忙,你會怎麼問?

  1. 小姐,抱歉我口好渴,請問能給我一點水喝嗎?
  2. 小姐,抱歉我口好渴,我想找附近的便利超商買水,請問你知道在哪裡嗎?
  3. 小姐,抱歉我口好渴,你可以現在在這裡挖一口井,以讓我有水喝嗎?

這三種提問法,我分別這樣分類:

(1)伸手牌提問法

第一種問法,就是所謂的「伸手牌」問法,你希望他直接告訴你答案。

如果你要問的問題是一個新問題,從來沒人想過,那麼或許是行得通,但大部分都會被砲轟到爛掉。

通常公司內的很多規定,都已經有製作成文件,或者是手冊等資料可以讓大家參考。

如果你沒有自己先去做點功課,就表示你把責任丟給別人,也呈現出你根本就不在乎這件事的隱性態度,對方又怎麼可能對你的事情予以協助呢?

(2)問方法提問法

第二種問法,就是所謂的「問方法」,你不是在問答案,你是在問我如何找到答案,通常這種比較會容易獲得別人的協助,原因是對方只用需要告訴你在哪裡,不會花掉他太多時間。

(3)需求開發提問法

第三種問法是所謂的「需求開發法」,比較是一種詢問對方能否完成特定行為,以滿足需求的方式,通常是在專案中會使用這樣的方法。

由於干涉他人工作內容程度較高,原則上必須要要有非常充足的事由,以支持你的論調。

例如,要有會議記錄指示,或者要有長官的背書,要馬就是這件事情是在他執掌之內,且已造成其他困擾務必要排除的事項。

職場人的心態,是多一事不如少一事的,這點在我的電子報專欄磚壓吐司工作術中,其實先前已有提及(現為免費,欲訂閱請點連結)。

3.減輕別人的負擔

其實要獲得別人的幫助之前,你得先去做一些努力。

因為每個工作者都有自己的工作範圍,並且是很忙的,如果你的問題很大,大到讓對方必須花很多時間處理,你被拒絕的機率就會提高。

如果你希望成功率提高,一種方法就是不要問,第二種方法就是把問題變小。

所以比起前面提到的「伸手牌提問法」,「問方法提問法」可能就會相對減輕對方的負擔。

如果你的問題很大,必須要用「需求開發提問法」,你必須把所有的前置作業做好,讓對方縱然要做這件事,也可以相對花比較少的時間。

我舉一個我工作上的例子,例如說,我們因為長官指示,希望提供的資料當中增加一個項目。

但是提供資料這中間,經過三個人的手,包含「原始資料提供」、「原始資料轉檔」、「轉檔後資料取特定欄位取用作業」。

我在跟三個人談的時候,我會先從前面開始,把前面提供部分談好,再往下一個人前進。

當對方提到前面源頭檔案的時候,我就能跟對方說,我前段已經完成討論,後面的細節這樣可以嗎?

減少對方需要煩心的事情,讓對方只需針對工。作範圍內的事評估,這樣可以減少討論失敗的機率。

3.瞄準適當出手時機

你另外也要注意到,需要對方的幫忙,可能會要在對方有空的時間,所以要特別注意對方的時間。

例如,你知道對方剛好下午兩點有場固定會去開的會議,那你就不應該一點半打過去,而是在4點左右打電話過去。

確認對方有空,會有比較高的機率,對方才會有耐心聽你說話。

另一種就是心情,如果對方心情很差,那就真的不要去問,不僅不會獲得好結果,反而會容易被掃到颱風尾,影響自己心情,得不償失。

4.找一個好理由

如果一直說「我需要」,別人會心想:「我又跟你沒有關係,我幹嘛要理你?」

通常我會視情況,盡量找一些比較好的理由,有的時候是「因為某某長官指示」,或者有時候會說「是為了公司某某業務需要,而我想這個問題跟你的職掌有關。

總之要馬有一個對方也重視的理由,要馬就要把這件事跟他工作職掌綁在一起,因為是他工作內的事情,對方才會比較願意協作。

5.感謝對方的協助

最後完成之後,勢必要感謝對方的幫忙,通常比較多的情況,是在電話內口頭致謝。

有的人會用EMAIL聯絡後,,感謝對方之虞,也讓他的直屬長官知道他有在做事,算是幫對方抬轎。

而或者在幫忙完之後,請吃點點心或者飲料,這也是我很愛用的方法之一。

吃人嘴軟,拿人手軟,一點小點心,能給你大大成效。

結論

有句俗話說:靠山山倒,靠人人倒,靠自己最好,但我要改寫這段俗諺。

不是靠山山倒,靠人人倒,是你靠的方式,很不好,做好自己可以做到的,必要的其他部分就靠在別人身上,不是只有你靠著別人,別人也可以靠著你,這就是:

靠的方式好,雙方不會倒。對嗎?

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